Sistema de inscripciones para un campus de verano

Este sistema lleva las inscripciones y la asistencia del campus multideporte de verano de Tenisquash, al que las familias de Alzira apuntan a sus hijos cuando acaba el colegio. Recoge la preinscripción, manda las normas, el menú y los precios, cobra la plaza y deja al niño colocado en su semana, su grupo, su comedor y su parada de autobús sin que nadie lo copie a mano. Los monitores pasan lista desde el móvil y el recuento se suma solo.

Lo que dejó de hacerse a mano fue la hoja de inscripción en papel, el Excel al que se transcribía y la ronda del encargado buscando a cada monitor a la hora del almuerzo.

El reto

En cada nueva edición del Campus Multideporte de Alzira, el coordinador y monitores realizaban la gestión de inscripciones y de asistencia de los alumnos manualmente. Un proceso que consumía mucho tiempo de cada uno de ellos, tiempo que se podría utilizar para centrarse en conseguir nuevos clientes, o mejorar la experiencia de los niños en el campus.

La solución

Al tener todo muy medido en la organización del campus, pudimos detectar con facilidad que procesos eran repetitivos y se podían automatizar. Así que lo primero fue hacer una lista de todos, para luego poder crear un plan para optimizarlos y conseguir ahorrar tiempo a los responsables del campus, para que puedan aportar más valor en otras tareas.

Cómo trabajaban antes

En todo el proceso de preparación para el campus, había varias tareas que consumían mucho tiempo:

• Las inscripciones se tramitaban en papel y tenían que acudir personalmente al centro con un papel impreso. Estos documentos luego tenían que ser transcritos manualmente a un Excel para poder tener un acceso más rápido a los datos.
• Una vez hechas las inscripciones, se debía de crear el horario semanal, indicando quién se quedaba a comer, el grupo al que irá cada niño (dependiendo de su edad), si alguien no podía asistir algún día y en que parada había que dejar y recoger a cada uno, manualmente.
• Cada semana de campus se repetía el mismo proceso (volver a poner a los niños en el mismo grupo, quitar los que ya no seguían, además de añadir la info extra de cada niño).
• El control de asistencia se realizaba en papel, para después poder pasarlo a Excel. El proceso era el siguiente:
  • Cada monitor tenía una hoja con los alumnos de cada grupo. En la primera y segunda hora, pasaban lista del grupo que les tocaba.
  • A la hora del almuerzo, el/la encargad@ de la asistencia, tenía que buscar a cada monitor para verificar y anotar la asistencia de los niños en otra hoja.
  • Al final del día, se entregaba al coordinador del campus la hoja final con la asistencia del día para poder pasarla a Excel.

Todas estas tareas repetitivas, le consumían al coordinador +40 horas para las inscripciones, más 15 horas semanales del control de asistencia y organización, además de gran potencial de fallo humano al pasar la información manualmente.

Cómo hemos ayudado

1. Digitalización y automatización de inscripciones.

Inicio de la inscripción

Paso 1: Rellenar Formulario Preinscripción

Para no abrumar en el primer paso pidiendo mucha información, se creó un pequeño formulario en Contact Form, en el que se pide la información de contacto para recibir más info sobre el campus.

Paso 2: Envío automático de email y almacenamiento de datos

Cuando se rellena un formulario, se guardan los datos para marketing en el futuro, y se envía un email automatizado al posible cliente con las normas de la escoleta, menú del comedor y precios, todo separado en diferentes PDFs. Y al final de todo, un botón para la inscripción (Más abajo se explica).

Último paso de la inscripción

Paso 1: Finalización de inscripción y pago

Al entrar en el botón mencionado en el paso anterior, se llega a un formulario hecho en Jotform para poder formalizar la inscripción, pidiendo todos los datos necesarios.

Al final de la inscripción, los padres tienen la opción de realizar el pago por tarjeta o hacerlo en el club.

Paso 2: Envío de copia y almacenamiento para la gestión de asistencia

• Al completar el formulario, el cliente recibirá una copia por correo de lo que ha rellenado en formato pdf, como si hubiera rellenado una hoja de inscripción, para que sea más visual.
• Todos los formularios rellenados se envían a una base de datos de Google Sheets para el coordinador; y también a Notion para los monitores, indicando los que han realizado el pago y los que no.

2. Digitalización del control de asistencia

Para este paso, se utilizó la herramienta Notion, que es bastante potente para bases de datos:

Digitalización con Notion

• Poder cada monitor pasar lista en su dispositivo, sin tener que imprimir una hoja para cada uno.
• Al pasar lista, automáticamente se va sumando la asistencia en una vista final, donde se puede comprobar la asistencia semanal de cada alumno.
• Cada semana, solo se tiene que realizar los cambios de alumnado, para dejarlo preparado para la siguiente.
• Cada vez que se añade un alumno a una semana, automáticamente detecta si se queda al comedor o vuelve al bus, y se añade a las lista correspondiente.

Este proceso era bastante tedioso para añadir los alumnos, por lo que se crearon varias integraciones:

Gestión de pagos

Cada vez que se realiza el pago, se añade automáticamente el niño/a a la base de datos de Notion con los datos necesarios.

Organización de grupos

Los grupos de cada niño se organizaban antes desde Google Sheets, y para no trastocar a los trabajadores con una nueva herramienta, decidimos seguir con ella, y cuando están decididos los grupos, se apreta un botón para que “Make” lo detecte, y añada el grupo correspondiente a cada niño en Notion.

Añadir extras

Detectamos también que, durante el campus, algunos padres o madres querían añadir algún día extra o que se quede al comedor un día suelto. Para ello, se habilitó un formulario en Jotform donde se pueden añadir los que quieras, y automáticamente, se añade al Notion y se queda como pago pendiente.

Resultado final

Con todas las automatizaciones y la base de datos de Notion nueva, pudimos conseguir estos resultados para el Campus Multideporte:

• La mayoría de inscripciones se tramitan ahora vía online, consiguiendo un ahorro en impresión de papel, y de tiempo por la gestión manual para pasar todo a una base de datos, realizar pagos, etc.
• Al pasar los datos a Notion, se añade ya al alumno a todas las semanas que se hayan indicado en el formulario. Si se notifica una ampliación, se tendrá que añadir manualmente, pero lleva menos de un minuto.
• Las opciones elegidas por cada padre (comedor, bus, asistencia de un día concreto en vez de una semana…) se añaden automáticamente a Notion, ahorrando una gran cantidad de tiempo que se gastaba poniendo todo manualmente y disminuyendo el error humano.
• Cada semana, solo se debe de añadir a los niños que hayan ampliado. Ya no hace falta volver a hacer entera la lista, con cada detalle que pueda tener cada niño (Por ejemplo alergias), ya lo detectará la base de datos al continuar una semana más.
• Los monitores no tienen que perder tiempo de su almuerzo ni el encargado perder su almuerzo entero, revisando las listas. Tampoco tendrá que hacerlo el coordinador para pasar la asistencia a un Excel. Solo con pasar la lista los monitores, el coordinador ya podrá revisarlo todo en un solo sitio.