Automatiza Torneos deportivos online
El centro deportivo Tenisquash, dentro de todos sus servicios, ofrece alquiler de pistas de pádel, tenis y otros deportes. Cada varios meses, se celebran torneos de estos deportes, para atraer a gente nueva al centro y a los deportes, además de motivar a los que ya juegan al competir en el torneo. Estos torneos también suelen estar acompañados de jornadas de puertas abiertas de clases dirigidas, incluso comidas.
El reto
Para cada Torneo, se necesitaba una gran inversión de tiempo, para gestionar las inscripciones, asegurarse de los pagos, el diseño, promoción del evento y la organización de partidos. Todas estas tareas, realizadas manualmente y sin estandarizar para poder realizarse con mayor rapidez.
La solución
Optimizar todo lo posible la organización de estos torneos era clave para poder emplear más tiempo en el espectáculo del evento, los detalles y la experiencia de los participantes, y es lo que conseguimos. Tras un analisis de los procesos necesarios para la realización de estos eventos, creamos el plan de optimización, consiguiendo una gestión automática de inscripciones y gestión del torneo mucho más fluida y agradable para los participantes.
Cómo trabajaban antes
La organización de torneos no profesionales de deportes de raqueta tienen varias tareas y costumbres que entorpecen y hacen un poco caos la organización de estos:
- Las inscripciones se suelen hacer de manera manual, llamando al centro, acudiendo allí o mandando un WhatsApp al encargado del torneo. Teniendo que apuntar a mano cada participante, muchas veces ocurría que no se leía el WhatsApp o se olvidaba apuntarlo en el Excel y participantes se quedaban sin jugar el torneo y con un buen cabreo.
- Las inscripciones se pagan en el momento del torneo, lo cuál provoca que se puedan generar bajas en el último momento al no tener ningún compromiso, siendo esto una «liada», al tener que reorganizar el torneo si la gente falla, además de poder generar que en algunos partidos, al no presentarse, los contrincantes se queden “tirados”.
- Al tener todo organizado con las horas que juega cada persona o pareja, se tiene que enviar uno a uno el cuadro o el partido que tienen que jugar, además de explicar las normas que se seguirán para ese torneo.
- Ya en el torneo, la clasificación se lleva en una hoja de papel, por lo que solo se puede revisar los partidos preguntando al encargado (la hora y la pista en la que se juega).
Cómo hemos ayudado a automatizar el torneo de deporte
1. Automatización de inscripciones.
Paso 1: Rellenar Inscripción Online
Habilitamos un Formulario de inscripción en Jotform donde se indica: La categoría, nombres, apellidos, mail y número de las dos parejas.
También tienen la opción de pagar por tarjeta las dos inscripciones en el momento, para quitarselo ya de encima.
Paso 2: Envío de mail de confirmación y registro en base de datos
Una vez rellenado el formulario, Make detecta que se ha enviado un formulario y se realizan estos pasos de manera automática:
- Se envía un correo de confirmación de inscripción a los participantes.
- Añade en la base de datos, en este caso Google Sheets (Como Excel), la información de los participantes.
Paso 3: Realización del pago
Si no se ha hecho el pago, se envía un correo automáticamente, con un link para hacer el pago de las dos inscripciones, además de indicar que, si quieren, también pueden ir a hacer el pago en el centro.
- Cuando se realice más tarde, Make lo detectará y lo indicará en la base de datos.
- Si se hace en la recepción, la recepcionista solo tendrá que realizar el cobro y apuntar que se ha hecho el pago, sin tener que anotar nombres ni datos.
2. Gestión de cobros del torneo: Recordatorio de pago.
Paso 1: Comprobación de pagos
Cuando se acerca la fecha tope para el pago del torneo, se revisa en la base de datos todos los inscritos que no han hecho el pago.
Paso 2: Envío automático de recordatorio
Una vez comprobado, se envía un correo automático a cada uno para recordarles que deben de hacer el pago antes de la fecha acordada.
3. Envío automático de reglas y partidos a los inscritos.
Para este paso, se utilizó la herramienta Notion, que es bastante potente para bases de datos. Y esto se ha conseguido:
Paso 1: Recogida de datos de los participantes
Una vez llegada la fecha (en este caso un día antes del torneo), se revisa la lista de todos los inscritos, para sacar la información del torneo al que se ha apuntado, la categoria y el nombre para enviar el mensaje que le corresponda.
Paso 2: Envío masivo de WhatsApps personalizados
Una vez comparados, se envía un mensaje por Whatsapp automático, mediante Wasapi, a cada uno con el cuadro de clasificación de su categoría (Dependiendo de la que se eligió, se detectará y se enviará el correspondiente), además de las normas del torneo y otra información útil.
4. Creación de plantillas para optimizar la preparación.
A parte de toda la automatización, se realizaron dos trabajos para mejorar la experiencia de usuario, además
de poder preparar torneos más fácilmente en el futuro:
Pasos a seguir para organizar el torneo
Con la aplicación de Notion, se documentó todos los pasos que se debían seguir para organizar un torneo. Dentro de este plan, se encontraban:
- Acciones de marketing
- Pedido de premios
- Diseñar la camiseta
- Editar los correos y mensajes para la nueva edición
- Etc.
Todo esto para no olvidarse de ningún paso.
Cuadros de clasificación
Se digitalizaron los cuadros de clasificación para los torneos utilizando Google Sheets, además de crear un estándar para poder reutilizar en los siguientes. Estás son las ventajas de los nuevos cuadros:
- Ahorro de tiempo en el diseño de los cuadros.
- Al ser digitales y en la nube, cuando un partido acaba y se apunta el resultado, los participantes pueden consultar el estado del torneo al instante, sin tener que buscar al encargado para preguntar cuando es el siguiente partido, lo pueden consultar todo con su propio móvil.
- Gracias a ser Google Sheets (Parecido a Excel), se podían utilizar fórmulas, y con eso, realizar cálculos como el total de juegos anotados.
Resultado final
Gracias a estos cambios, ayudamos al centro a poder digitalizar y automatizar torneos deportivos con mucha más eficiencia y mejor experiencia. Estos fueron los resultados:
- La mayoría de inscripciones se tramitan ahora vía online, consiguiendo un ahorro de tiempo y disminución del error humano por la gestión manual de apuntar todo en una base de datos, realizar pagos, etc.
- Se asegura el pago de todos los participantes antes del torneo, para así evitar algunas bajas al última hora que descuadran el cuadro.
- En todo momento, los participantes saben las normas del torneo, a que hora juegan y en que pista. Al igual que los resultados de sus contrincantes.
- Los torneos se realizan con mucha más calma y organización, debido a tener un protocolo que seguir con todos los pasos.
- En resumen, la experiencia de los participantes mejora muchísimo al no depender del organizador para saber el partido que le toca. Pueden consultar todo en su móvil, sin tener que preguntar a nadie.
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