Cómo un gimnasio puede automatizar procesos

Imaginate un día normal, que llegas a tu gimnasio, te sientas en tu despacho y al encender tu ordenador te encuentras tareas y tareas pendientes, pagos atrasados que no te ha dado tiempo a hacer y no sabes por donde empezar. ¿A que te has sentido así alguna vez? No pasa nada, es un problema que mucha gente tiene, pero no saben que esto tiene solución, y la solución es empezar a automatizar procesos del gimnasio en este post te voy a explicar como puedes evitar tirarte algún día por la ventana.

Por qué deberías automatizar tu gimnasio?

Las horas de trabajo de un gimnasio son bastante amplias, pero a veces puede ser bastante difícil llevar a cabo todas las tareas, sobretodo cuando llegas a un gran número de socios.

Si gestionas manualmente procesos como: Solicitudes de información, inscripciones a eventos, altas y bajas, reserva de pistas, envío de facturas, gestión de impagos, envío masivo de mails o Whatsapps… estás ocupando la mayor parte de tu tiempo y de tus trabajadores. Ese tiempo es muy valioso y estás dejando de lado otras tareas que dan muchos más resultados.

Para que te hagas una idea de lo que puedes conseguir, aquí tienes un ejemplo de automatización:

Cada vez que un nuevo cliente se enviará automáticamente a MailerLite (Un software para hacer campañas y envíos masivos de emails). Desde aquí, podrás enviarle un onboarding (Una serie de emails de bienvenida que le llegarán durante varios días para enviarle info como: las normas, rutinas, dietas, tips para entrenar, etc.). Todo esto lo puedes personalizar lo que tu quieras, incluso dependiendo del tipo de cliente, que le lleguen mails distintos.

Una cosa muy importante que saber es que no hay reglas escritas, no hay «procesos que puedes automatizar y que no», el límite es la imaginación. Más adelante podrás ver diferentes ejemplos que estoy seguro que te darán ideas para tu gimnasio.

Esto al principio parece bastante complicado de conseguir o hacer, incluso puedes pensar que es caro, pero gracias a unas herramientas que verás más abajo, verás que no lo es tanto. Si necesitas ayuda, puedes contactar con nosotros para una sesión para resolver tus dudas, ayudarte en el proceso o que nos encarguemos de tus automatizaciones.

Como automatizar tu gimnasio

 A estas alturas estarás pensando «Bueno pero ya existen muchos softwares de gestión de gimnasios», y no te falta razón, tienen muchas funcionalidades muy buenas para automatizar, optimizar y mejorar muchos procesos de tu centro (finanzas, relación con clientes, gestión de bajas y altas, reservas…), pero hay varias cosas que debes tener en cuenta:

• Inversión inicial: Los softwares requieren de mucha inversión, y no solo económica, también de tiempo para aprender la herramienta.
• Funcionalidades: Cubren muchos campos, pero no llegan a todo, siempre hay algo que te gustaría hacer, que la herramienta que utilizas no lo permite (Me ha pasado lo mismo).
• Costes hundidos: La instalación para control de accesos, más el tiempo invertido en educación para usar la herramienta son luego una razón para no querer cambiar o abandonar.
• Compatibilidad: Encuentras la herramienta perfecta para cubrir lo que no cubre tu software principal, pero para usarlo, tienes que gestionar lo que necesita para funcionar manualmente.

Es un caos, pero hay una forma de arreglarlo, una forma de poder usar varias herramientas sin complicarte la vida y que se complementen entre ellas, la solución son las herramientas de automatización.

Estas herramientas te permiten conectar diferentes programas entre si de manera automática, para poder sacar lo mejor de cada una sin complicarse más. Puedes usar «Google Sheets», que es como Excel pero en la nube, y junto a «Google Forms» que sirve para hacer formularios y servicios como «Mailerlite» para envío de correos, ya puedes hacer maravillas.

Este es un ejemplo, cada vez que se apunta un nuevo cliente al club, se creará su contacto en Mailerlite para poder enviarle correos personalizados en el futuro (Añadiendolo al segmento de clientes al que corresponda, por ejemplo: Mayores de 50, o principiantes de Fitness).

Bueno todo esto es muy interesante, pero querrás saber como se hace ¿no?, como se conecta una herramienta con otra, para conseguir más tiempo e incluso mejorar resultados. Más abajo tienes varios ejemplos de como hacerlo, pero si necesitas ayuda, sientete libre de contactar con nosotros.

Ejemplos de automatizaciones

Vamos a poner ejemplos con Virtuagym, un CRM para centros deportivos, pero se puede usar con cualquier otro programa que tenga una API disponible. Y el programa para automatizar que usamos es Make (Integromat).

Para hacerlo, utilizaremos Make:

1. Le pediremos que detecte cuando hay un nuevo miembro en la base de datos de Virtuagym.
2. Cuando lo detecte, se creará un contacto en Wasapi (una herramienta para poder automatizar whatsapps) con todos los datos necesarios para poder contactarle y personalizar su mensaje (Edad, cuota, nombre, número). Además de que se quedará guardado para poder enviarle más cosas en el futuro.
3. Finalmente, se le envía el mensaje que se haya escrito con anterioridad, con su nombre e incluso la cuota que ha contratado para darle la bienvenida de la manera más personalizada, automáticamente.

Este es un ejemplo de muchas cosas que podrías hacer con Whatsapp. Al final del post, te dejaré varias ideas que puedes usar para automatizar procesos que son bastante interesantes, no quiero que te explote la cabeza con tanta info. 

Igual que en el ejemplo anterior, usaremos Make y Virtuagym

1. Cada semana, le pediremos a virtuagym que saque una lista de las visitas al centro.
2. Pasaremos todas las visitas por un filtro, para sacar a los socios que llevan más de una semana sin venir al centro.
3. A todas esas personas, se les enviará un correo para motivarles y que vengan. También como he explicado arriba, puedes enviarlas a un Google Sheets (Igual que Excel) con su info de contacto que conseguirás de Virtuagym, para que puedas ponerte en contacto tu personalmente, sin tener que revisar quien no ha venido manualmente.

3. Onboarding de nuevos clientes

Cuando se apunte un nuevo cliente, puedes programar una serie de mails que se vayan enviando durante un mes, para aportarle valor sobre sus entrenamientos, incluso el envío de una rutina que se adecue a su situación. También puedes organizarlo de tal manera, que si se ha apuntado una persona totalmente de cero, le lleguen unos correos distintos que a otra persona que ya tiene algo de experiencia. Aportando así el mayor valor a cada cliente en particular, de forma totalmente automática.

1. Pediremos a Virtuagym que revise cada día la lista de clientes
2. Esa lista, la pasaremos por un filtro que detecte hace cuantos días se apuntó al centro
3. Si tienes varios correos que quieres enviar, por ejemplo, «Bienvenida» el segundo día que se ha apuntado, «Rutina para empezar» el cuarto día, «Consejos de técnica» 7 días después, y por último, «un regalo por llegar hasta el final del mes» el día 25, el filtro detectará que clientes llevan esos días apuntados, y solo enviará el correo a los que cumplan ese filtro.

Aunque parezca complicado, es un esfuerzo que se hace una vez y ya trabajará para ti durante todo el tiempo que tu quieras, consiguiendo mucho más tiempo para enfocarte en crear valor.

Y lo mejor de todo, es que poco a poco puedes ir expandiendolo o mejorandolo sin grandes costes ni ataduras a una sola plataforma, en caso de que cambiaras de CRM, solo con reconfigurar las herramientas de automatización (Lo cual puede llevarte solo un par de horas), seguirá funcionando.

Otras Ideas para automatizar tu gimnasio

• Información de nuevas clases.
• Seguimiento de monitores con encuestas de satisfacción a clientes.
• Seguimiento de pagos, si algún cliente no te ha pagado o le ha fallado el pago puedes enviarle un Whatsapp automatizado.
• Felicitarle porque ha venido toda la semana al gimnasio, si tu software puede sacar estos datos a través del control de acceso se podría llegar a hacer automáticamente.
• Al realizar una compra podemos enviarle un WhatsAPP para que sea más personal.
• Felicitarle por su cumpleaños con algún regalo.
• Envío de mensajes a socios que no están viniendo al gimnasio

Si quieres ver un caso de exito sobre un gimnasio que nos contrató, haz clic en gimnasio automatizado revisa los cambios que hicimos.